Sharing an Update on Quarter 2

Actualización Sobre el Segundo Trimestre

Thursday, October 8, 2020

Dear E.L. Haynes Families, 


Thank you for your partnership and hard work since the start of the year. We continue to focus on what we started on August 31.  We focused on providing the best possible virtual learning experience for your students. We provided technology (computers, tablets, and when necessary, hotspots) to every E.L. Haynes student. We ordered, identified, and distributed important learning materials to students and families. We know that you, alongside our staff, continue to work extremely hard to learn a new platform, and remain patient as we work through challenges. 


At the start of the school year, we promised to provide additional information on our next steps for Quarter 2 by mid-October. 


E.L. Haynes will continue virtual instruction through January 29, 2021 (the end of Quarter 2). Beginning in mid-October, we will offer limited in-person experiences for some students. 


What we know and our rationale:

  • Current health data and the facts we used to make our original decision have not changed. Recently we have even seen an increase in the number of COVID cases in the DC area. As a result, our collective concerns -- voices from our students, families, and staff -- remain as they were in the summer when we made the decision to focus on our virtual instructional program.

  • The safety of our entire community remains our number one priority. Our guiding principles from the beginning of the school year remain the same. We also reflected that, in order to maintain the health and safety of our staff and families, holiday travel during Thanksgiving Break and Winter Break, will pose additional possible risks and could require staff and families to quarantine, limiting the number of in-person experiences throughout the quarter.

  • We believe that in-person opportunities are critical to our students' success. We know that virtual learning has been challenging for you, as you balance your own work and obligations, while supporting your student’s learning. This is especially true for our youngest learners and their families. We will focus on possible in-person opportunities that respond to what our students, families, and staff say they need most, including time for students to connect with each other in person. As health data and guidelines allow, we will offer limited in-person experiences for some students (more below). 

  • We need to make our decision based on what is right for our community. DCPS announced that they will try to begin in-person activities on November 9. Prince George’s County and Montgomery County Public Schools are remaining virtual through the end of January. Other charters currently offer in-person learning, learning hubs, and tutoring, and others have announced that they will remain fully virtual through January. Because of the varying nature of these decisions, we fully ground our decision in what we think is best for our students, families, and staff.


What we mean by “in-person” experiences:

Beginning next week, we will host limited in-person experiences for small groups of students -- first by facilitating the SAT for 20 students on October 14 and then phasing in additional opportunities as situations allow. These may include:

  • Organized playdates for elementary school families on the field

  • One-on-one special education evaluations

  • Select special education and English learner small group experiences

  • Later in Quarter 2, following winter break we will explore student learning centers.


We also want to restate that these experiences, and eventually when we welcome more students back into the building, will not look like school did before we closed our school buildings in March 2020. 


What we have already accomplished: 

Since our buildings closed, we updated our facilities in order to welcome -- when possible -- students and teachers back into the buildings safely. Here is just a snapshot of the improvements and planning we completed. We will share much more information with everyone soon. 

  • We overhauled our HVAC and ventilation systems, upgrading filtration, using both HEPA and UV systems, as well as improvements to promote air circulation. We also installed plexiglass barriers in select areas. 

  • We regularly clean and disinfect surfaces throughout the building, including removing extra furniture from classrooms, adding disinfectant foggers for air and surfaces during evening cleaning, and using UV lights for added sanitation when the buildings are empty. 

  • We have clear and effective screening procedures. Everyone is screened as they enter the buildings. We check each person’s temperature and ask them to complete a health questionnaire. We contracted a private nurse to perform secondary screenings and set up isolation rooms in the event that anyone needs to quarantine on site. 

  • We will provide Personal Protective Equipment (PPE) for anyone who needs it. Masks are required in the buildings, and masks in all sizes are available as soon as you enter the buildings. Further, gloves, face shields, and other PPE are available upon request. 


Again, these are a few highlights and we look forward to sharing more detailed updates about our improvements to our buildings and our procedures.


Next Steps:

Over the next two weeks we will meet with staff and families to hear your feedback and provide additional information regarding our decision and what Quarter 2 will look like for students and staff. Your voices matter. 


Here are the opportunities for you to hear more and share your perspective over the next two weeks:

  • Family Forums. 

    • Elementary School Family Forum (via Zoom): Thursday, October 15, from 8am - 9am. 

    • Cross-Campus Family Forum (via Zoom): Wednesday, October 21, from 5pm - 6pm

    • Spanish Language ONLY Family Forum (via Conference Call): Thursday, October 22, from 5pm - 6pm.

    • NOTE: All family forums that take place via Zoom will be facilitated in English with simultaneous Spanish translation. We will send out information prior to the forums.

  • Family Survey. As a follow up to our family survey at the beginning of the year, we will launch a family survey by the end of the month to continue to gather feedback as well as give you the chance to share your thoughts on in-person student opportunities and your willingness to have your student participate in them. ​

As always, please also reach out to me or your principal with any questions or concerns. Thank you for your continued support for your students through virtual learning, and for your feedback throughout this school year. 

With appreciation and love,


Hilary Darilek

Chief Executive Officer

Estimadas Familias de E.L. Haynes,


Gracias por su colaboración y duro trabajo desde principios del año escolar.  Continuamos enfocándonos en lo que comenzamos el 31 de agosto. Nos enfocamos en proporcionar la mejor experiencia de aprendizaje en formato virtual posible para sus estudiantes. Proporcionamos tecnología (computadoras, tabletas y, cuando necesario, puntos de acceso para el internet) a todos los estudiantes de E.L. Haynes. Ordenamos, identificamos y distribuimos importantes materiales de aprendizaje a los estudiantes y las familias. Sabemos que ustedes, junto con nuestro personal, continúan trabajando extremadamente duro para aprender una nueva plataforma y continúan siendo pacientes mientras superamos retos que se han presentado.


Al comienzo del año escolar, prometimos proporcionar información adicional sobre nuestros próximos pasos para el segundo trimestre a mediados de octubre.

E.L. Haynes continuará con la enseñanza en formato virtual hasta el 29 de enero de 2021 (final del segundo trimestre). A partir de mediados de octubre, ofreceremos experiencias limitadas en persona para algunos estudiantes.


Lo que sabemos:

  • Los datos de salud actuales y los hechos que usamos para tomar nuestra decisión original no han cambiado. Incluso recientemente hemos visto un aumento en el número de casos de COVID en el área de DC. Como resultado, nuestras preocupaciones colectivas - voces de nuestros estudiantes, familias y personal - permanecen como estaban en el verano cuando tomamos la decisión de enfocarnos en nuestro programa de enseñanza en formato virtual.

  • La seguridad de toda nuestra comunidad sigue siendo nuestra prioridad número uno. Nuestros principios rectores desde el comienzo del año escolar siguen siendo los mismos. Nosotros también consideramos que para mantener la salud y seguridad de nuestro personal y familias, los viajes de vacaciones durante las vacaciones de acción de gracias y las vacaciones de invierno plantearán posibles riesgos adicionales y podrían requerir que el personal y las familias se pongan en cuarentena, limitando el número de experiencias en persona a lo largo del trimestre.

  • Nosotros creemos que las oportunidades en persona son fundamentales para el éxito de nuestros estudiantes. Sabemos que el aprendizaje virtual ha sido un desafío para ustedes, teniendo que equilibrar su propio trabajo y obligaciones, mientras apoyan el aprendizaje de sus estudiantes. Esto es especialmente cierto para nuestros estudiantes más jóvenes y sus familias. Nosotros nos concentraremos en las posibles oportunidades en persona que respondan a lo que nuestros estudiantes, familias y personal dicen que necesitan más, incluyendo el tiempo para que los estudiantes se conecten en persona. Según lo permitan los datos y las pautas de salud, nosotros ofreceremos experiencias limitadas en persona para algunos estudiantes (más información abajo).

  • Nosotros necesitamos tomar nuestra decisión basándonos en lo que es correcto para nuestra comunidad. Las Escuelas Públicas de DC anunciaron que intentarán comenzar las actividades en persona el 9 de noviembre. Las Escuelas Públicas del Condado de Prince George y del Condado de Montgomery permanecerán virtuales hasta fines de enero. Otras escuelas ofrecen actualmente aprendizaje en persona, grupos de aprendizaje y tutorías, y otras han anunciado que permanecerán completamente virtuales hasta enero. Debido a la naturaleza variable de estas decisiones, nosotros basamos completamente nuestra decisión en lo que creemos que es mejor para nuestros estudiantes, familias y personal.

Qué queremos decir con experiencias "en persona":

A partir de la próxima semana, nosotros organizaremos experiencias limitadas en persona para grupos pequeños de estudiantes, primero facilitando el exámen SAT para 20 estudiantes el 14 de octubre y luego introduciendo gradualmente oportunidades adicionales según lo permitan las situaciones. Estas pueden incluir:

  • Reuniones organizadas para jugar para las familias de la escuela primaria en el campo deportivo

  • Evaluaciones de educación especial individuales

  • Experiencias selectas de grupos pequeños de educación especial y aprendices de inglés

  • Más adelante en el segundo trimestre, después de las vacaciones de invierno, exploraremos centros de aprendizaje estudiantil.


También queremos reafirmar que estas experiencias, y eventualmente cuando demos la bienvenida a más estudiantes al edificio, no se verán cómo se veía la escuela antes de que cerráramos nuestros edificios escolares en marzo de 2020.


Lo que ya hemos logrado:


Desde que nuestros edificios cerraron, hemos actualizamos el estado de nuestras instalaciones para dar la bienvenida, cuando sea posible, a los estudiantes y maestros de regreso a los edificios de manera segura. Aquí hay solo un panorama de las mejoras y la planificación que completamos. Pronto compartiremos mucha más información con todos.

  • Mejoramos los sistemas de aire acondicionado, calefacción y ventilación, mejorando la filtración, utilizando sistemas HEPA y UV, e hicimos mejoras para promover la circulación de aire. También instalamos barreras de plexiglás en áreas seleccionadas.

  • Limpiamos y desinfectamos las superficies en todo el edificio regularmente, lo que incluye quitar muebles adicionales de los salones, agregar nebulizadores desinfectantes para el aire y las superficies durante la limpieza nocturna y usar luces ultravioleta para mayor higiene cuando los edificios están vacíos.

  • Contamos con procedimientos de detección claros y eficaces. Todas las personas son evaluadas al entrar a los edificios. Verificamos la temperatura de cada persona y les pedimos que completen un cuestionario de salud. Contratamos a una enfermera privada para realizar exámenes secundarios y configuramos salas de aislamiento en caso de que alguien necesite ponerse en cuarentena en el lugar.

  • Proporcionaremos Equipo de Protección Personal (PPE) a cualquier persona que lo solicite. Se requieren cubrebocas en los edificios, y hay cubrebocas de todos los tamaños disponibles tan pronto como ingresen a los edificios. Además, hay guantes, protectores faciales y otro PPE disponible si se solicita.


Nuevamente, estos son algunos aspectos destacados y esperamos compartir actualizaciones más detalladas sobre nuestras mejoras en nuestros edificios y nuestros procedimientos.



Durante las próximas dos semanas nos reuniremos con el personal y las familias para escuchar sus comentarios y proporcionar información adicional sobre nuestra decisión y cómo será el segundo trimestre para los estudiantes y el personal. Sus opiniones importan.


Estas son las oportunidades para que ustedes escuchen más información y compartan su perspectiva durante las próximas dos semanas:

  • Foros Familiares.

    • Foro Familiar de la Escuela Primaria (en Zoom): jueves, 15 de octubre de 8 a.m. – 9 a.m.

    • Foro Familiar para Todos los Campus (en Zoom): miércoles, 21 de octubre de 5 p.m. – 6 p.m.

    • Foro Familiar SOLO en Español (por conferencia telefónica): jueves, 22 de octubre de 5 p.m. – 6 p.m.

    • NOTA: Los foros familiares que se realizan a través de Zoom se facilitarán en inglés con traducción simultánea al español. Les enviaremos información antes de los foros.

  • Encuesta Familiar. Como seguimiento a nuestra encuesta familiar de principios de año, haremos una encuesta familiar a finales de mes para continuar recopilando comentarios y para darles la oportunidad de compartir sus pensamientos sobre las oportunidades estudiantiles en persona y su disposición de que sus estudiantes participen en ellas.

Como siempre, por favor comuníquense conmigo o con su directora si tienen alguna pregunta o inquietud. Gracias por su continuo apoyo a sus estudiantes a través del aprendizaje virtual y por sus comentarios durante este año escolar.

Con agradecimiento y cariño,

Hilary Darilek

Directora Ejecutiva